Privacy

Hier een verkorte verklaring omtrent de Privacy wetgeving.

Privacy protocol

Het bestuur van EHBO Sint Willebrord hecht er aan dat de bescherming van persoonsgegevens op alle niveaus van de vereniging uitgangspunt van handelen is. Onder persoonsgegevens worden in dit verband verstaan alle gegevens waarmee leden,  ereleden, vrijwilligers, donateurs, en overige relaties geïdentificeerd kunnen worden.

Om deze bescherming van persoonsgegevens te bevorderen, besluit het bestuur als volgt:

Van iedereen die bij de vereniging een bestuurlijke of uitvoerende functie heeft, verwacht het bestuur dat deze handelt in overeenstemming met privacywetgeving en met in achtneming van hedendaagse maatschappelijke opvattingen met betrekking tot de privacy van personen.

  1. De secretaris heeft in het bestuur een coördinerende rol met betrekking tot de bescherming van de privacy van leden en overige relaties van de vereniging.
  2. De secretaris is :
  • is in samenspraak met de ledenadministrateur aanspreekpunt bij vragen over de privacy
  • gaat na met welke samenwerkingspartners eventueel afspraken over het hanteren van de privacy van leden gemaakt moeten worden en onderneemt hierin actie
  1. Het bestuur stelt bijgaande privacyverklaring vast:
  • de privacy verklaring wordt op de website gepubliceerd
  • bij aanmelding ontvangt het nieuwe lid een exemplaar van de privacyverklaring
  • uitsluitend de ledenadministrateur volledige toegang tot de ledenadministratie heeft
  1. Er worden geen gegevens van leden, ereleden, vrijwilligers, donateurs en relaties met samenwerkingspartners en overige relaties gedeeld zonder nadrukkelijke toestemming van betrokkene.
  2. Met vrijwilligers die een rol als verwerker vervullen, wordt een vrijwilligersovereenkomst gesloten.
  3. Minimaal eenmaal per jaar wordt in een bijeenkomst met bestuursleden en vrijwilligers aandacht besteed aan de wijze waarop de vereniging optimaal met de privacy kan worden omgegaan.
  4. De ICT-systemen (zoals pc, laptop, tablet) waarmee we toegang kunnen krijgen tot persoonsbestanden, worden jaarlijks gecontroleerd op een afdoende beveiliging tegen hacken, virussen, malware.
  5. Een bestuurslid of vrijwilliger die data verliest, meldt dit onverwijld bij de secretaris. Deze beoordeelt, eventueel met de voorzitter hoe hierin binnen de wettelijke regels verder te handelen.

    Voor een uitgebreide Privacy verklaring lees verder hier onder:

    EHBO Sint Willebrord handelt steeds overeenkomstig de wet. Op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens van leden, ereleden, donateurs, vrijwilligers en overige relaties is dat met ingang van 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing. In deze privacyverklaring geven wij duidelijkheid over wat er met uw persoonsgegevens gebeurt en hoe wij er voor zorgen dat de veiligheid van de gegevens gewaarborgd blijft.

    Wat zijn persoonsgegevens?

    Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer deze gegevens of een combinatie van deze gegevens naar een persoon herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

    Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

    Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

    • leden, ereleden, deelnemers en donateurs van de vereniging
    • relaties die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben

    Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

    Als u een relatie met onze vereniging wilt, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen we u op de juiste wijze inschrijven als lid, als deelnemer of als relatie en er zorg voor dragen dat u optimaal van de faciliteiten van de vereniging gebruik kunt maken. De persoonsgegevens worden door de ledenadministrateur van de vereniging in een geautomatiseerd ledenadministratiesysteem verwerkt.

    Er worden via een bezoek aan de website geen persoonsgegevens verzameld.

    Welke gegevens worden er van mij opgeslagen?

    Om een goede en betrouwbare ledenadministratie te voeren moet deze aan een aantal voorwaarden voldoen. Hiervoor is een beperkt aantal gegevens van u nodig, die wel verplicht zijn. De ledenadministrateur verwerkt alleen gegevens die u vrijwillig beschikbaar stelt aan EHBO Sint Willebrord. De volgende verplichte en additionele gegevens worden vastgelegd.

    Verplichte gegevens zijn de minimale gegevens die nodig zijn om een correcte ledenadministratie te kunnen voeren. Het gaat hier om:

    • achternaam, tussenvoegsel, voorletters, geboortedatum, straat en huisnummer, postcode, woonplaats
    • de vereniging voegt daar nog aan toe lidnummer, de ingangsdatum van het lidmaatschap en datum voor verlenging van uw diploma.

    Additionele gegevens zijn van belang om op een goede wijze met u te communiceren of houden verband met activiteiten waaraan u deelneemt of functies die u in de organisatie vervult. Het gaat om de volgende additionele gegevens:

     

    • gegevens om op een goede en correcte manier met u te communiceren en u te informeren; voornaam, aanspreektitel, vaste telefoon, mobiele telefoon, emailadres
    • gegevens om de financiële afwikkeling van uw lidmaatschap te bevorderen; IBAN-nummer, BIC-code, machtiging voor incasso.

    EHBO Sint Willebrord verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.

    Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze vereniging.

    Wie legt de verplichte gegevens vast en wie mag deze gebruiken?

    De verplichte gegevens worden vastgelegd door de bevoegd ledenadministrateur waarbij u zich heeft aangemeld. Niemand anders dan deze bevoegde persoon kan deze gegevens wijzigen of aanvullen. Deze bevoegde persoon is door het bestuur van de vereniging aangesteld in de functie van ledenadministrateur c.q. secretaris

    Deze gegevens mogen worden gebruikt door de vereniging waarvan u lid bent en door het oranje kruis.

    Uw vereniging en het oranje kruis verstrekken nimmer uw gegevens aan derden.

    Kan ik de gegevens inzien die van mij geregistreerd zijn?

    U heeft altijd het recht te weten welke gegevens er van u zijn geregistreerd. Als u deze wilt inzien maakt u een afspraak met het ledenadministrateur om een plaats en tijd af te spreken.

    Kan ik gegevens van mij laten wijzigen in de ledenadministratie?

    Wanneer u van mening bent dat er onjuiste gegevens van u zijn vastgelegd kunt u deze laten wijzigen. U neemt contact op met de ledenadministrateur en geeft aan om welke gegevens het gaat en verstrekt daarbij de juiste gegevens.

    Heb ik de mogelijkheid gegevens van mij te laten verwijderen?

    Gegevens die verplicht zijn voor het voeren van een correcte ledenadministratie of de afwikkeling daarvan kunnen door u niet verwijderd worden.

    Hiertoe behoren niet de zogenoemde additionele gegevens zoals bijvoorbeeld een e-mailadres, telefoonnummer e.d.

    Als u permanente of tijdelijke gegevens wilt laten verwijderen neemt u contact op met de ledenadministrateur en geeft aan welke gegevens u verwijderd wilt hebben.

     Waar worden gegevens van mij bewaard?

    Al uw gegevens worden op één centrale plaats bewaard. Het opslaan van gegevens op slechts een plaats geeft de grootste garantie tegen misbruik van gegevens.

    Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

    Indien u zich als lid laat uitschrijven, verdwijnen uw gegevens vanaf de uitschrijfdatum.